建議用戶選擇硬件還是軟件視頻會議設備？我們通常從以下這幾點來進行講解：成本、功能、拓展性、易用性、效果等方面來進行講解。
一、硬件和軟件視頻會議設備的對比：
（1）成本：硬件價格高，軟件產品價格低。
（2）功能：硬件產品功能單一，軟件產品功能較多，對于各個企業辦公上提供便利條件。
（3）拓展性：硬件產品就是放在會議室里面的開會設備。軟件產品可以結合公司現有系統網站，二次開發，等等，比較靈活。
（4）易用性：硬件產品，單一的視頻會議。軟件視頻會議，可以應用培訓，營銷，視頻會議，協同辦公等等。
（2）效果：硬件視頻會議視頻，語音較好。軟件產品注重協同互動的數據傳輸。
二、根據企業對視頻會議的具體需求來選擇：
（1）個人型視頻會議一般是指私人配置的視頻會議，適用于3-5的小型團體會議，移動便攜性強，使用個人電腦與筆記本就能參加視頻會議。音視頻設備配置上，使用筆記本自帶設備或者便捷的usb音視頻設備。
（2）中小型視頻會議中小型視頻會議適合人員不多。三十人之內就可以了。音視頻輸出效果方面要求比較低。音頻方面配置1-2個定向的麥克風加上源音箱即可，或者直接采用便攜式揚聲器也能滿足相關方面的需求。
視頻輸入設備可配置云臺攝像機，視頻輸出設備方面可以配置一臺液晶電視或者投影儀、大尺寸的顯示器等離子顯示器等，布局方面要采用反光白色和黑色。會議室音響效果要采用隔音設備。做好防止共振、回聲現象。大型視頻會議大型會議室的解決方案一般參會人員在六十人以內，配置方面音視頻輸出效果要求比較高。除配置視頻會議系統以外，一般還要裝會議音響系統，多個麥克系統，顯示系統等等。
（3）大型視頻會議方案音視頻輸入輸出方面要配備多路專業的麥克風以及功能擴聲器音響。視頻采集方面可以采用高清采集卡及云臺攝像機，視頻輸出方面需要采用大一點顯示屏，這樣才能有更直觀的視頻效果。墻壁需要是粉白色的，要做好顏色協調的吸頂燈，音響也要采用隔音裝置，防止共振、回聲現象。然后是關于視頻會議軟件的選擇相較于硬件視頻會議首先是基于硬件設備，移動起來非常的不方便。
系統穩定、安全、可靠視頻系統是一個實時性很強的系統，同時傳播信息時又有很高的保密要求，所以在組織會議時，系統穩定、安全、可靠運行成為基本的要求。精良的產品品質高清晰暢的音視頻會議產品品質必須要高。豐富的數據協作功能視頻會議在音視頻溝通之外應該擁有較強的數據交互能力，能夠實現桌面共享、文檔共享、網頁協同瀏覽、程序共享、電子白板、文件傳輸、文字聊天等多種數據功能。我們可以根據實際情況選擇合適的視頻會議設備！
